Архив

Видео

Предимства

Цифровизирането на архив и работата с дигитални документи дава възможност за оптимизиране на работните процеси, увеличаване на ефективността на служителите и повишаване качеството на обслужване на клиентите.

icon

Намаляване на разходите

icon

Опазване на околната среда

icon

Продуктивност

icon

Сигурност

При реализиране на проект "Цифровизация на архиви" се постига:

  • Дигитализация на съществуващ архив;
  • Интегриране на система за работа с новосъздадени документи;
  • Web публикация и дистрибуция (опция);
  • Интеграция на цифрова печатна техника;
  • Управление и администриране на цифровият архив

Дигитализация на съществуващ архив

Функционалност и процеси

  • Автоматично, полуавтоматично и ръчно сканиране на оригинали;
  • Контрол на въвеждане на индексна информация за всеки документ;
  • Контрол на реалното автоматизирано сканиране, качество на настройка с цел постигане на непрекъснат технологичен процес;
  • Настройка на софтуерните продукти за сканиране, изграждане на базова автоматизация и оптимално натоварване на компютърното оборудване;
  • Контрол върху качеството на изображенията и процеса на разпознаване на текст (OCR);
  • Запис на готовите материали в среда за управление или дългосрочно съхранение с препратки за достъп до тях;
  • Прехвърляне на документи от електронен носител и привеждането им във формат за управление, съхранение и публикация.

Организация на процесите

Този процес може да се извършва на територията на клиента или в Архивния център на M&BM.
Оперативни процеси:    

  • Физическо обработване на документите;
  • Поставяне на допълнителни индекси – баркод;
  • Сканиране;
  • Индексиране
  • Валидиране;
  • Запис на документа в среда за управление.

Интегриране на система за работа с новосъздадени документи, като функционалност и процеси

  • Създаване на WEB базирана платформа за управление – класифициране, споделяне и архивиране на електронни документи;
  • Средата поддържа два типа на индексиране на документите съхранявани в него – мета данни (индекс полета), които се асоциират с определен тип документ и пълно текстово индексиране на съдържанието на документите;
  • Търсене по строго специфични критерии в персонализирани мета – данни, така и като цяло в съдържанието на документите;
  • Максимална достъпност до електронният архив – дефинирана йерархия и нива на достъп;
  • Достъп до информация през всички широко разпространени приложения, WEB браузери (Http, Https), споделени сървъри, както и специализирано клиентско приложение, като например SharePoint;
  • Интерфейсът се конфигурира и настройва според нуждите и специфичните изисквания за работа на клиента;

Управление и администриране на електронният архив

  • Създаване, редактиране и заключване на потребители;
  • Изграждане на йерархия и създаване на роли;
  • Създаване, редактиране на групи потребители;
  • Обработка на подадени заявки за достъп до документи извън обхвата;
  • Над 100 конкурентни потребителя;
  • Редактиране на различни видове настройки на приложението.

Управление на входяща кореспонденция

Цифровизиране на входящата поща(incoming mail)

  • Всички документи се сортират, обработват и сканират
  • Документите се класифицират според съдържанието, използва се интелигентна платформа/софтуер(OCR/ICR)
  • Документите се индексират по предварително зададени индекси отговарящи на изискванията на ползвателя
  • Всички създадени електронни документи са достъпни от системата на клиента
  • Контрол върху качеството на изображенията и процеса на разпознаване на текст (OCR);
  • Запис на готовите материали в среда за управление или дългосрочно съхранение с препратки за достъп до тях;
  • Прехвърляне на документи от електронен носител и привеждането им във формат за управление, съхранение и публикация.

Предимствата от цифровизация на входящата поща

  • Съкратено време за достъп до получена информация
  • Съкратено процесно време – документите са достъпни до всички, които са ползватели на информацията, чрез индивидуален достъп
  • Поддържане на минимални складови пространства - спестяване на място и пари
  • Стандартизирани и оптимизирани процеси за работа с документите в компанията

Физически архив

  • Съхраняване на архив в специално организирани за архивна дейност помещения;
  • Система за въвеждане на физически архив;
  • Система за търсене на документи – съобразена с изискванията на клиентите;
  • Доставка на оригинални документи
  • ISO 9001; 14001; 27001
  • Сигурност
  • Извозване