Функционалност и процеси

• Автоматично, полуавтоматично и ръчно сканиране на оригинали;
• Контрол на въвеждане на индексна информация за всеки документ;
• Контрол на реалното автоматизирано сканиране, качество на настройка с цел постигане на непрекъснат технологичен процес;
• Настройка на софтуерните продукти за сканиране, изграждане на базова автоматизация и оптимално натоварване на компютърното оборудване;
• Контрол върху качеството на изображенията и процеса на разпознаване на текст (OCR);
• Запис на готовите материали в среда за управление или дългосрочно съхранение с препратки за достъп до тях;
• Прехвърляне на документи от електронен носител и привеждането им във формат за управление, съхранение и публикация.

Организация на процесите

Този процес може да се извършва на територията на клиента или в Архивния център на M&BM.
Оперативни процеси:    

• Физическо обработване на документите;
• Поставяне на допълнителни индекси – баркод;
• Сканиране;
• Индексиране
• Валидиране;
• Запис на документа в среда за управление.

Интегриране на система за работа с новосъздадени документи, като функционалност и процеси

• Създаване на WEB базирана платформа за управление – класифициране, споделяне и архивиране на електронни документи;
• Средата поддържа два типа на индексиране на документите съхранявани в него – мета данни (индекс полета), които се асоциират с определен тип документ и пълно текстово индексиране на съдържанието на документите;
• Търсене по строго специфични критерии в персонализирани мета – данни, така и като цяло в съдържанието на документите;
• Максимална достъпност до електронният архив – дефинирана йерархия и нива на достъп;
• Достъп до информация през всички широко разпространени приложения, WEB браузери (Http, Https), споделени сървъри, както и специализирано клиентско приложение, като например SharePoint;
• Интерфейсът се конфигурира и настройва според нуждите и специфичните изисквания за работа на клиента;

Управление и администриране на електронният архив

• Създаване, редактиране и заключване на потребители;
• Изграждане на йерархия и създаване на роли;
• Създаване, редактиране на групи потребители;
• Обработка на подадени заявки за достъп до документи извън обхвата;
• Над 100 конкурентни потребителя;
• Редактиране на различни видове настройки на приложението.

Цифровизиране на входящата поща(incoming mail)

• Всички документи се сортират, обработват и сканират
• Документите се класифицират според съдържанието, използва се интелигентна платформа/софтуер(OCR/ICR)
• Документите се индексират по предварително зададени индекси отговарящи на изискванията на ползвателя
• Всички създадени електронни документи са достъпни от системата на клиента
• Контрол върху качеството на изображенията и процеса на разпознаване на текст (OCR);
• Запис на готовите материали в среда за управление или дългосрочно съхранение с препратки за достъп до тях;
• Прехвърляне на документи от електронен носител и привеждането им във формат за управление, съхранение и публикация.

Предимствата от цифровизация на входящата поща

• Съкратено време за достъп до получена информация
• Съкратено процесно време – документите са достъпни до всички, които са ползватели на информацията, чрез индивидуален достъп
• Поддържане на минимални складови пространства - спестяване на място и пари
• Стандартизирани и оптимизирани процеси за работа с документите в компанията